Kravspecifikation för tekniska gardiner: B2B-mall i 8 avsnitt

En skriven kravspecifikation är ingen administrativ formalitet. Det är verktyget som gör det möjligt att jämföra flera offerter på likvärdig grund, att binda leverantören juridiskt, att reglera ansvaret vid fel och att spåra utrustningens regelefterlevnad under 10 till 15 år. Avsaknaden av ett skrivet dokument är det vanligaste inköpsfelet vid en betydande mängd gardiner.

För att kontrollera en provningsrapport vid leverans, se artikeln så vet du om en gardin är flamskyddad. För att välja ut en tillverkare att kontakta, läs de 7 urvalskriterierna. För budgetramen, se B2B-prisguiden 2026.

Varför en skriven kravspecifikation för ett B2B-gardinprojekt?

Fyra skäl gör övningen oundgänglig utöver några enstaka gardiner.

1. Jämförbarhet mellan offerter. Utan en gemensam kravspecifikation går två offerter inte att jämföra. Den ena kan innehålla M1, den andra inte. Den ena kan räkna med 100 industritvättar, den andra 30. Kravspecifikationen sätter leverantörerna på en strikt identisk teknisk grund.
2. Juridiskt åtagande. En kravspecifikation som fogas till beställningen blir en avtalshandling. Varje avvikelse mellan leveransen och kravspecifikationen är ett bindande fel i avtalsenligheten, som ger rätt till anmaning, utbyte eller prisnedsättning.
3. Spårbarhet av regelefterlevnad. Vid besök av säkerhetskommissionen eller vid en skada måste verksamhetsutövaren bevisa att den har krävt en M-klass enligt reglerna. Den arkiverade kravspecifikationen är det som dokumenterar omsorgen vid inköpet.
4. Operativ varaktighet. Under 10 till 15 år byts inköpsteamet, verksamhetschefen byts och säkerhetskommissionen byts. Kravspecifikationen är dokumentet som för vidare det tekniska minnet av beståndet och möjliggör likadant utbyte.

De 8 avsnitten i en komplett kravspecifikation

Avsnitt 1: Identifiering av projektet

Det inledande avsnittet ramar in beställarens identitet och projektets art. Minst sex rader.

Avsnitt 2: Tekniska specifikationer per utrymme

Det här avsnittet beskriver utrymme för utrymme vad som förväntas. För varje utrymme är sex uppgifter oumbärliga.

1. Benämning på utrymmet (rum 101, festlokal, entréhall, trapphus B).
2. Glasad yta att utrusta och antal fönster eller partier.
3. Exakta mått per fönster (partiets bredd, partiets höjd, takhöjd, väggöverlappets bredd).
4. Lägsta M-klass som krävs (M1 eller M2) enligt artiklarna AM 11 till AM 13 i förordningen av den 25 juni 1980.
5. Typ av upphängning som krävs eller ska planeras (öljetter, rynkband, hakar, ringar, gardinstänger).
6. Särskilda utmaningar (förekomst av sensorer, åtkomst till öppningsmekanismen, krav på att arbeta utan att avbryta verksamheten).

En sammanfattande tabell underlättar leverantörens läsning. Ju mer exakt beskrivningen är, desto fastare och rättvisare blir offerten.

Avsnitt 3: Krav på prestanda

Fyra prestandafamiljer kan specificeras på en B2B-gardin. Var och en måste anges med siffror för att vara bindande.

En bindande formulering anger alltid referensnormen och det siffersatta målvärdet. En marknadsföringsformulering ("hög prestanda", "maximal isolering", "ultramörkläggande") skapar inget juridiskt åtagande som är bindande för leverantören.

Avsnitt 4: Obligatoriska dokument vid leverans

Kravspecifikationen listar uttryckligen de dokument som ska tillhandahållas vid leveranstillfället. Minst fem dokument.

• Namngiven, daterad provningsrapport för M-klass utfärdad av ett erkänt laboratorium (CSTB, LNE, IFTH).
• Datablad för tyget (fibersammansättning, ytvikt, flamskyddsmetod, kompletterande intyg av typen Oeko-Tex).
• Följesedel med exakta mått per levererad gardin och internt referensnummer.
• Faktura som anger överensstämmelsen med kravspecifikationen.
• Skriftliga garantivillkor (längd, omfattning, undantag, sätt att åberopa).

Valfritt: provningsrapport på den färdiga produkten (för flerskiktsgardiner), driftsättningsprotokoll, rekommenderat skötselråd. Den uttömmande listan finns i kravspecifikationen, vilket förhindrar all diskussion om leveransens omfattning.

Avsnitt 5: Tidsramar och tidplan

Fem hållpunkter ska anges med skriftligt åtagande.

• Tid för offert: 24 till 48 timmar för en standardförfrågan, 5 arbetsdagar för en komplex konfiguration.
• Produktionstid efter beställning: 4 till 8 veckor beroende på komplexitet (specialfärgning, M1-klassning på ovanligt tyg).
• Leveranstid efter produktion: 5 till 15 dagar beroende på avstånd och samordning.
• Eventuell monteringstid: 1 till 5 dagar beroende på volym och åtkomst.
• Tid för slutbesiktning vid leverans: 5 till 10 arbetsdagar för dokument- och fysisk kontroll.

Varje kritiskt datum (besök av säkerhetskommissionen, skolstart, säsongsöppning) ska anges vid namn med en säkerhetsmarginal på 2 till 4 veckor.

Avsnitt 6: Garantier och eftermarknad

Kravspecifikationen anger minst tre garantier, med längd och omfattning.

Tre åtaganden för eftermarknad kompletterar garantiåtagandet.

• Förmåga till likadant utbyte under garantitiden, minst.
• Ny utfärdande av en aktuell provningsrapport på begäran (säkerhetskommission, försäkringsbolag).
• Åtgärdstid vid anmält fel: 5 till 10 arbetsdagar för analys, utbyte eller prisnedsättning beroende på allvarlighetsgrad.

Avsnitt 7: Kommersiella villkor

Sex kommersiella klausuler ska finnas i en B2B-kravspecifikation.

1. Pris exkl. moms per post (gardiner, tillbehör, tjänster) med delsummor per utrymme och totalsumma.
2. Mängdrabatter som tillämpas enligt dokumenterade nivåer (till exempel 5 % från 50 gardiner, 15 % från 200).
3. Betalningsvillkor: handpenning vid beställning, slutbetalning vid leverans eller avbetalningsplan vid stegvis utrullning.
4. Betalningstid: i enlighet med lagen (lagstadgad tid, eller avtalad tid angiven på beställningen).
5. Förseningsvite för produktion eller leverans (siffersatt formel, till exempel 1 % av beloppet exkl. moms per veckas försening, med tak på 10 %).
6. Offertens giltighetsvillkor: minst 30 dagars giltighet, fast och slutgiltig på den beskrivna omfattningen.

Avsnitt 8: Slutbesiktning vid leverans

Besiktningsförfarandet strukturerar kontrollen vid leveranstillfället. Fem obligatoriska kontrollpunkter.

1. Dokumentkontroll: att alla dokument som listas i avsnitt 4 finns och stämmer.
2. Visuell kontroll: att färgerna stämmer med det godkända provet, konfektionens kvalitet (söm, fåll, upphängningar).
3. Måttkontroll: uppmätning av varje gardin på de kritiska måtten (bredd, höjd, fållhöjd) med angiven högsta tolerans (vanligen +/- 5 mm).
4. Inventeringskontroll: antal levererade gardiner, antal tillbehör, att de beställda tillvalsdelarna finns med.
5. Besiktningsprotokoll undertecknat av båda parter, med uppgift om eventuella anmärkningar och tid för avhjälpande.

En besiktning som godkänns utan anmärkning utlöser driftsättningen och införandet av provningsrapporten i säkerhetsregistret. En besiktning med anmärkningar utlöser anmaning av leverantören inom avtalad tid.

Vanliga fel i en kravspecifikation för gardiner

Så arbetar Kurtens med en kravspecifikation

Kurtens upprättar B2B-offerten inom 24 timmar utifrån en komplett kravspecifikation, med uttrycklig uppgift om överensstämmelse eller om de avvikelser som föreslås mot kravspecifikationen. Tygets datablad och provningsrapporten för M-klassen lämnas redan i utredningsfasen. Ett färg- och materialprov tillhandahålls på begäran före validering. M1-klassning finns tillgänglig på begäran, med merkostnaden inräknad i offerten utan separat rad.

Åtagandena om tidsramar, garanti, mängdrabatter och kommersiella villkor skrivs in på offerten och förs över till beställningen. Ingen minimibeställning ställs som krav. Betalning via offentligt utbetalningsuppdrag accepteras för lokala myndigheter inom de vanliga tidsramarna för offentlig upphandling.

För att lämna in en kravspecifikation, se sidan måttbeställda gardiner för företag eller sidan brandsäkra gardiner för företag.

Vanliga frågor om kravspecifikationen för tekniska gardiner

Obs: den här artikeln erbjuder en strukturerande mall för en B2B-kravspecifikation för tekniska gardiner. Den ersätter varken konsultation av en jurist eller en yrkesinköpare för känsliga projekt, eller läsningen av lagstiftningen om offentlig upphandling för offentliga marknader. De föreslagna formuleringarna är vägledande och ska anpassas från fall till fall.

För att lämna in en kravspecifikation och få en B2B-offert: begär en B2B-offert. Svar inom 24 timmar, M1-klassning på begäran, provningsrapport från CSTB eller IFTH bifogad leveransen.